Beglaubigung ausländischer öffentlicher Urkunden zur Verwendung in Deutschland
Die Verwendung ausländischer Urkunden in Deutschland kann von einer Beglaubigung abhängig sein. Sie brauchen entweder eine "Legalisation" der deutschen Auslandsvertretung (deutsche Botschaften und Konsulate im Ausland) oder eine "Apostille" der jeweils zuständigen ausländischen Behörde. Beglaubigt werden können nur öffentliche Urkunden, wie beispielsweise gerichtliche und notarielle Urkunden, Urkunden und Bescheinigungen der Verwaltungsbehörden, Personenstandsurkunden oder private Urkunden (z. B. Vollmachten, Arbeitsbescheinigungen, Kaufverträge) oder Übersetzungen, die von einem Notar beurkundet wurden.
Ob eine Legalisation oder eine Apostille erforderlich ist oder ob die ausländische Urkunde auch ohne weiteren Nachweis als echt anerkannt wird, entscheidet die Behörde in Deutschland, bei der die Urkunde verwendet werden soll.
Einigen deutschen Auslandsvertretungen fehlt aufgrund der Verhältnisse im jeweiligen Land die Möglichkeit, Urkunden ausreichend überprüfen zu können. Davon hat das Auswärtige Amt Kenntnis. Die im Ausland tätigen deutschen Konsularbeamten können aber im Rahmen der Amtshilfe für deutsche Behörden im Einzelfall eine eingeschränkte Überprüfung vornehmen. Deutsche Behörden oder Gerichte, die Urkunden aus einem dieser Länder benötigen (etwa für die Anmeldung zur Eheschließung oder die Nachbeurkundung der im Ausland geschlossenen Ehe) können eine solche Überprüfung verlangen. Die Überprüfungskosten müssen aber vom Urkundeninhaber getragen werden.
Abweichend davon bestehen im Bereich des Personenstandswesens völkerrechtliche Verträge zwischen Deutschland und anderen Staaten (Bilaterale völkerrechtliche Verträge), in welchen vereinbart ist, dass zwischen den Staaten bestimmte Urkunden nicht legalisiert oder nur zwischenbeglaubigt werden müssen. Außerdem besteht das Übereinkommen der Internationalen Kommission für das Zivil- und Personenstandswesen (CIEC), wonach Personenstandsurkunden und Ehefähigkeitszeugnisse, die von einem Vertragsstaat (CIEC-Übereinkommen) nach einem bestimmten Muster ausgestellt wurden, in den anderen Vertragsstaaten von jeder Förmlichkeit befreit sind.
- Originalurkunde, wenn nötig mit deutscher Übersetzung
- eventuell Vor- oder Überbeglaubigung des Ausstellerstaates
- Kopie des Reisepasses oder eines sonstigen Identitätsnachweises, wenn ein Antrag schriftlich gestellt wird oder durch einen Vertreter vorgenommen wird
Eine deutsche Behörde verlangt als Nachweis bestimmter Tatsachen oder Umstände eine beglaubigte Urkunde aus dem Ausland. Dabei sind sowohl die Urkunde als auch die Übersetzung (sofern sie nicht von einem vereidigten Dolmetscher in Deutschland ausgestellt wird) zu beglaubigen.
Für die Legalisation werden von den deutschen Auslandsvertretungen Gebühren und Auslagen erhoben. Die Gebühr beträgt zurzeit zwischen 20 Euro und 80 Euro pro Urkunde. Auch wenn die Legalisation nicht erfolgen kann, weil sich etwa die Urkunde als falsch erwiesen hat, fällt eine Bearbeitungsgebühr in Höhe von 75 Prozent an.
Für die Apostille werden ebenfalls Gebühren und Auslagen nach dem Recht des jeweiligen ausländischen Staates erhoben.
Für die Überprüfung von Urkunden aus Staaten, in denen eine Legalisation nicht möglich ist, fallen Kosten für die Recherche der Konsularbeamten oder Vertrauensanwälten an. Diese bestimmen sich nach dem Staat und dem Aufwand des Einzelfalles. Je nach Zeitaufwand der Prüfung sind Auslagen zu erstatten, die sich auf mehrere hundert Euro belaufen können.
Zunächst muss der Antragsteller sich an die zuständige deutsche Auslandsvertretung wenden, um zu erfahren, ob die Urkunde überhaupt legalisiert werden muss und welche Voraussetzungen gegebenenfalls für das konkrete Legalisationsverfahren erfüllt sein müssen. Ist eine Vorbeglaubigung und eventuell auch eine Endbeglaubigung der Urkunde erforderlich, muss der Antragsteller sich an die dafür zuständige ausländische Behörde wenden. Wird lediglich eine Apostille benötigt, hat sich der Antragsteller an die entsprechende ausländische Behörde zu wenden.
Die Beantragung kann persönlich bei der zuständigen Stelle erfolgen. Einige Stellen erlauben auch eine Zusendung per Post. Nur in besonderen Ausnahmefällen kann die deutsche Auslandsvertretung die Beglaubigung für den Urkundeninhaber einholen. Für Angehörige des betreffenden ausländischen Staates darf sie nach internationalen Grundsätzen generell nicht tätig werden.
Das Legalisationsverfahren läuft wie folgt ab: Zunächst wird die Urkunde, wenn die deutsche Auslandsvertretung dies fordert, von der jeweils zuständigen Behörde des Staates, in dem die Urkunde ausgestellt wurde, vorbeglaubigt. Im Anschluss daran legalisiert dann die zuständige deutsche Auslandsvertretung die Urkunde und bestätigt damit die Echtheit der Urkunde. Erst dann kann die Urkunde bei der deutschen Stelle vorgelegt werden.
Die erleichterte Form der "Haager Apostille" ersetzt die sonst erforderliche Legalisation in den Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens. Die Apostille wird von einer dazu bestimmten Behörde des Staates, durch den die Urkunde ausgestellt worden ist, erteilt. Mit der Apostille wird die Urkunde direkt in Deutschland anerkannt. Eine Beteiligung der deutschen Auslandsvertretung ist nicht notwendig. Dies gilt für alle öffentlichen Urkunden mit Ausnahme von Urkunden, die von Konsularbeamten errichtet wurden, und Urkunden der Verwaltungsbehörden, die sich unmittelbar auf den Handelsverkehr oder auf das Zollverfahren beziehen.
Sofern eine Legalisation nicht möglich ist, können die deutschen Auslandsvertretungen in den betroffenen Ländern - je nach den lokalen Gegebenheiten - im Rahmen der Amtshilfe für deutsche Behörden oder Rechtshilfe für die Gerichte gutachtlich überprüfen, ob der bescheinigte Sachverhalt zutrifft und hierdurch den Inlandsbehörden Entscheidungshilfen geben. Die Inlandsbehörde, die eine Überprüfung der ausländischen Urkunde wünscht, richtet ein Amtshilfeersuchen an die zuständige deutsche Auslandsvertretung. Dazu muss sie die ausländische Urkunde in der Regel im Original beifügen, konkrete Fragen stellen oder um Globalüberprüfung ersuchen. Die Überprüfung kann regelmäßig erst dann eingeleitet werden, wenn alle erforderlichen Unterlagen vorliegen. Die Inlandsbehörde muss weiterhin der Auslandsvertretung die Übernahme der dabei entstehenden Auslagen zusagen. Die Behörde kann ihrerseits die Auslagen dem Urkundeninhaber zur Erstattung aufgeben (oft als Sicherheitsleistung zu hinterlegen). Die eingeholten Auskünfte werden von den Konsularbeamten ausgewertet und zu einem Überprüfungsergebnis zusammengefasst. Die Urkunden und die Stellungnahme der Auslandsvertretung gehen anschließend der ersuchenden Behörde zu. Um dem Urkundeninhaber die spätere Verwendung seiner Urkunde bei anderen Behörden zu erleichtern und unnötige weitere Prüfungen zu vermeiden, wird der Urkunde ein entsprechender Hinweis beigefügt.
Bei der Einholung der Apostille bei den zuständigen ausländischen Behörden oder der Legalisation bei der deutschen Auslandsvertretung ist teilweise mit langen Wartezeiten zu rechnen. Diese ist vom Staat und dem dortigen Arbeitsumfang abhängig.
Bei der Überprüfung durch Vertrauensanwälte ist wegen des großen Geschäftsanfalls in Urkundenangelegenheiten, den geographischen Besonderheiten und der häufig schwierigen Überprüfungslage bei vielen Auslandsvertretungen mit einer Bearbeitungsdauer von mehreren Monaten zu rechnen.
keine
Nähere Auskünfte zum Legalisationsverfahren erteilt die deutsche Auslandsvertretung, in deren konsularischem Amtsbezirk die Urkunde ausgestellt worden ist. Es ist zu beachten, dass es in manchen Staaten keine deutsche Botschaft gibt und der entsprechende Amtsbezirk von einer deutschen Botschaft im Nachbarstaat betreut wird.
