Home
Na­vi­ga­ti­on

Be­glau­bi­gung aus­län­di­scher öf­fent­li­cher Ur­kun­den zur Ver­wen­dung in Deutsch­land

Die Ver­wen­dung aus­län­di­scher Ur­kun­den in Deutsch­land kann von ei­ner Be­glau­bi­gung ab­hän­gig sein. Sie brau­chen ent­we­der ei­ne "Le­ga­li­sa­ti­on" der deut­schen Aus­lands­ver­tre­tung (deut­sche Bot­schaf­ten und Kon­su­la­te im Aus­land) oder ei­ne "Apos­til­le" der je­weils zu­stän­di­gen aus­län­di­schen Be­hör­de. Be­glau­bigt wer­den kön­nen nur öf­fent­li­che Ur­kun­den, wie bei­spiels­wei­se ge­richt­li­che und no­ta­ri­el­le Ur­kun­den, Ur­kun­den und Be­schei­ni­gun­gen der Ver­wal­tungs­be­hör­den, Per­so­nen­standsur­kun­den oder pri­va­te Ur­kun­den (z. B. Voll­mach­ten, Ar­beits­be­schei­ni­gun­gen, Kauf­ver­trä­ge) oder Über­set­zun­gen, die von ei­nem No­tar be­ur­kun­det wur­den.

Ob ei­ne Le­ga­li­sa­ti­on oder ei­ne Apos­til­le er­for­der­lich ist oder ob die aus­län­di­sche Ur­kun­de auch oh­ne wei­te­ren Nach­weis als echt an­er­kannt wird, ent­schei­det die Be­hör­de in Deutsch­land, bei der die Ur­kun­de ver­wen­det wer­den soll.

Ei­ni­gen deut­schen Aus­lands­ver­tre­tun­gen fehlt auf­grund der Ver­hält­nis­se im je­wei­li­gen Land die Mög­lich­keit, Ur­kun­den aus­rei­chend über­prü­fen zu kön­nen. Da­von hat das Aus­wär­ti­ge Amt Kennt­nis. Die im Aus­land tä­ti­gen deut­schen Kon­su­lar­be­am­ten kön­nen aber im Rah­men der Amts­hil­fe für deut­sche Be­hör­den im Ein­zel­fall ei­ne ein­ge­schränk­te Über­prü­fung vor­neh­men. Deut­sche Be­hör­den oder Ge­rich­te, die Ur­kun­den aus ei­nem die­ser Län­der be­nö­ti­gen (et­wa für die An­mel­dung zur Ehe­schlie­ßung oder die Nach­be­ur­kun­dung der im Aus­land ge­schlos­se­nen Ehe) kön­nen ei­ne sol­che Über­prü­fung ver­lan­gen. Die Über­prü­fungs­kos­ten müs­sen aber vom Ur­kun­den­in­ha­ber ge­tra­gen wer­den.

Ab­wei­chend da­von be­stehen im Be­reich des Per­so­nen­stands­we­sens völ­ker­recht­li­che Ver­trä­ge zwi­schen Deutsch­land und an­de­ren Staa­ten (Bi­la­te­ra­le völ­ker­recht­li­che Ver­trä­ge), in wel­chen ver­ein­bart ist, dass zwi­schen den Staa­ten be­stimm­te Ur­kun­den nicht le­ga­li­siert oder nur zwi­schen­be­glau­bigt wer­den müs­sen. Au­ßer­dem be­steht das Über­ein­kom­men der In­ter­na­tio­na­len Kom­mis­si­on für das Zi­vil- und Per­so­nen­stands­we­sen (CIEC), wo­nach Per­so­nen­standsur­kun­den und Ehe­fä­hig­keits­zeug­nis­se, die von ei­nem Ver­trags­staat (CIEC-Über­ein­kom­men) nach ei­nem be­stimm­ten Mus­ter aus­ge­stellt wur­den, in den an­de­ren Ver­trags­staa­ten von je­der Förm­lich­keit be­freit sind.

  • Ori­gi­nal­ur­kun­de, wenn nö­tig mit deut­scher Über­set­zung
  • even­tu­ell Vor- oder Über­be­glau­bi­gung des Aus­stel­ler­staa­tes
  • Ko­pie des Rei­se­pas­ses oder ei­nes sons­ti­gen Iden­ti­täts­nach­wei­ses, wenn ein An­trag schrift­lich ge­stellt wird oder durch ei­nen Ver­tre­ter vor­ge­nom­men wird

Ei­ne deut­sche Be­hör­de ver­langt als Nach­weis be­stimm­ter Tat­sa­chen oder Um­stän­de ei­ne be­glau­big­te Ur­kun­de aus dem Aus­land. Da­bei sind so­wohl die Ur­kun­de als auch die Über­set­zung (so­fern sie nicht von ei­nem ver­ei­dig­ten Dol­met­scher in Deutsch­land aus­ge­stellt wird) zu be­glau­bi­gen.

Für die Le­ga­li­sa­ti­on wer­den von den deut­schen Aus­lands­ver­tre­tun­gen Ge­büh­ren und Aus­la­gen er­ho­ben. Die Ge­bühr be­trägt zur­zeit zwi­schen 20 Eu­ro und 80 Eu­ro pro Ur­kun­de. Auch wenn die Le­ga­li­sa­ti­on nicht er­fol­gen kann, weil sich et­wa die Ur­kun­de als falsch er­wie­sen hat, fällt ei­ne Be­ar­bei­tungs­ge­bühr in Hö­he von 75 Pro­zent an.

Für die Apos­til­le wer­den eben­falls Ge­büh­ren und Aus­la­gen nach dem Recht des je­wei­li­gen aus­län­di­schen Staa­tes er­ho­ben.

Für die Über­prü­fung von Ur­kun­den aus Staa­ten, in de­nen ei­ne Le­ga­li­sa­ti­on nicht mög­lich ist, fal­len Kos­ten für die Re­cher­che der Kon­su­lar­be­am­ten oder Ver­trau­ens­an­wäl­ten an. Die­se be­stim­men sich nach dem Staat und dem Auf­wand des Ein­zel­fal­les. Je nach Zeit­auf­wand der Prü­fung sind Aus­la­gen zu er­stat­ten, die sich auf meh­re­re hun­dert Eu­ro be­lau­fen kön­nen.

Zu­nächst muss der An­trag­stel­ler sich an die zu­stän­di­ge deut­sche Aus­lands­ver­tre­tung wen­den, um zu er­fah­ren, ob die Ur­kun­de über­haupt le­ga­li­siert wer­den muss und wel­che Vor­aus­set­zun­gen ge­ge­be­nen­falls für das kon­kre­te Le­ga­li­sa­ti­ons­ver­fah­ren er­füllt sein müs­sen. Ist ei­ne Vor­be­glau­bi­gung und even­tu­ell auch ei­ne End­be­glau­bi­gung der Ur­kun­de er­for­der­lich, muss der An­trag­stel­ler sich an die da­für zu­stän­di­ge aus­län­di­sche Be­hör­de wen­den. Wird le­dig­lich ei­ne Apos­til­le be­nö­tigt, hat sich der An­trag­stel­ler an die ent­spre­chen­de aus­län­di­sche Be­hör­de zu wen­den.

Die Be­an­tra­gung kann per­sön­lich bei der zu­stän­di­gen Stel­le er­fol­gen. Ei­ni­ge Stel­len er­lau­ben auch ei­ne Zu­sen­dung per Post. Nur in be­son­de­ren Aus­nah­me­fäl­len kann die deut­sche Aus­lands­ver­tre­tung die Be­glau­bi­gung für den Ur­kun­den­in­ha­ber ein­ho­len. Für An­ge­hö­ri­ge des be­tref­fen­den aus­län­di­schen Staa­tes darf sie nach in­ter­na­tio­na­len Grund­sät­zen ge­ne­rell nicht tä­tig wer­den.

Das Le­ga­li­sa­ti­ons­ver­fah­ren läuft wie folgt ab: Zu­nächst wird die Ur­kun­de, wenn die deut­sche Aus­lands­ver­tre­tung dies for­dert, von der je­weils zu­stän­di­gen Be­hör­de des Staa­tes, in dem die Ur­kun­de aus­ge­stellt wur­de, vor­be­glau­bigt. Im An­schluss dar­an le­ga­li­siert dann die zu­stän­di­ge deut­sche Aus­lands­ver­tre­tung die Ur­kun­de und be­stä­tigt da­mit die Echt­heit der Ur­kun­de. Erst dann kann die Ur­kun­de bei der deut­schen Stel­le vor­ge­legt wer­den.

Die er­leich­ter­te Form der "Haa­ger Apos­til­le" er­setzt die sonst er­for­der­li­che Le­ga­li­sa­ti­on in den Ver­trags­staa­ten des Haa­ger Über­ein­kom­mens. Die Apos­til­le wird von ei­ner da­zu be­stimm­ten Be­hör­de des Staa­tes, durch den die Ur­kun­de aus­ge­stellt wor­den ist, er­teilt. Mit der Apos­til­le wird die Ur­kun­de di­rekt in Deutsch­land an­er­kannt. Ei­ne Be­tei­li­gung der deut­schen Aus­lands­ver­tre­tung ist nicht not­wen­dig. Dies gilt für al­le öf­fent­li­chen Ur­kun­den mit Aus­nah­me von Ur­kun­den, die von Kon­su­lar­be­am­ten er­rich­tet wur­den, und Ur­kun­den der Ver­wal­tungs­be­hör­den, die sich un­mit­tel­bar auf den Han­dels­ver­kehr oder auf das Zoll­ver­fah­ren be­zie­hen.

So­fern ei­ne Le­ga­li­sa­ti­on nicht mög­lich ist, kön­nen die deut­schen Aus­lands­ver­tre­tun­gen in den be­trof­fe­nen Län­dern - je nach den lo­ka­len Ge­ge­ben­hei­ten - im Rah­men der Amts­hil­fe für deut­sche Be­hör­den oder Rechts­hil­fe für die Ge­rich­te gut­acht­lich über­prü­fen, ob der be­schei­nig­te Sach­ver­halt zu­trifft und hier­durch den In­lands­be­hör­den Ent­schei­dungs­hil­fen ge­ben. Die In­lands­be­hör­de, die ei­ne Über­prü­fung der aus­län­di­schen Ur­kun­de wünscht, rich­tet ein Amts­hil­fe­er­su­chen an die zu­stän­di­ge deut­sche Aus­lands­ver­tre­tung. Da­zu muss sie die aus­län­di­sche Ur­kun­de in der Re­gel im Ori­gi­nal bei­fü­gen, kon­kre­te Fra­gen stel­len oder um Glo­bal­über­prü­fung er­su­chen. Die Über­prü­fung kann re­gel­mä­ßig erst dann ein­ge­lei­tet wer­den, wenn al­le er­for­der­li­chen Un­ter­la­gen vor­lie­gen. Die In­lands­be­hör­de muss wei­ter­hin der Aus­lands­ver­tre­tung die Über­nah­me der da­bei ent­ste­hen­den Aus­la­gen zu­sa­gen. Die Be­hör­de kann ih­rer­seits die Aus­la­gen dem Ur­kun­den­in­ha­ber zur Er­stat­tung auf­ge­ben (oft als Si­cher­heits­leis­tung zu hin­ter­le­gen). Die ein­ge­hol­ten Aus­künf­te wer­den von den Kon­su­lar­be­am­ten aus­ge­wer­tet und zu ei­nem Über­prü­fungs­er­geb­nis zu­sam­men­ge­fasst. Die Ur­kun­den und die Stel­lung­nah­me der Aus­lands­ver­tre­tung ge­hen an­schlie­ßend der er­su­chen­den Be­hör­de zu. Um dem Ur­kun­den­in­ha­ber die spä­te­re Ver­wen­dung sei­ner Ur­kun­de bei an­de­ren Be­hör­den zu er­leich­tern und un­nö­ti­ge wei­te­re Prü­fun­gen zu ver­mei­den, wird der Ur­kun­de ein ent­spre­chen­der Hin­weis bei­ge­fügt.

Bei der Ein­ho­lung der Apos­til­le bei den zu­stän­di­gen aus­län­di­schen Be­hör­den oder der Le­ga­li­sa­ti­on bei der deut­schen Aus­lands­ver­tre­tung ist teil­wei­se mit lan­gen War­te­zei­ten zu rech­nen. Die­se ist vom Staat und dem dor­ti­gen Ar­beits­um­fang ab­hän­gig.

Bei der Über­prü­fung durch Ver­trau­ens­an­wäl­te ist we­gen des gro­ßen Ge­schäfts­an­falls in Ur­kun­den­an­ge­le­gen­hei­ten, den geo­gra­phi­schen Be­son­der­hei­ten und der häu­fig schwie­ri­gen Über­prü­fungs­la­ge bei vie­len Aus­lands­ver­tre­tun­gen mit ei­ner Be­ar­bei­tungs­dau­er von meh­re­ren Mo­na­ten zu rech­nen.

kei­ne

Nä­he­re Aus­künf­te zum Le­ga­li­sa­ti­ons­ver­fah­ren er­teilt die deut­sche Aus­lands­ver­tre­tung, in de­ren kon­su­la­ri­schem Amts­be­zirk die Ur­kun­de aus­ge­stellt wor­den ist. Es ist zu be­ach­ten, dass es in man­chen Staa­ten kei­ne deut­sche Bot­schaft gibt und der ent­spre­chen­de Amts­be­zirk von ei­ner deut­schen Bot­schaft im Nach­bar­staat be­treut wird.