Elektronische Rechnung – Entgegennahme durch öffentliche Auftraggeber, Bestimmungen des Bundes
Wenn Ihr Unternehmen Dienstleistungen für öffentliche Auftraggeber erbringt, müssen Sie Ihre Rechnungen elektronisch über die E-Rechnungseingangsplattformen einreichen. Das betrifft Rechnungen an die folgenden öffentlichen Auftraggeber:
- alle Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung
- Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung
- Zuwendungsempfänger (Stellen außerhalb der Bundesverwaltung, die Leistungen des Bundes empfangen, zum Beispiel einige Museen) und
- kooperierende Bundesländer: Berlin, Brandenburg, Thüringen, Mecklenburg-Vorpommern und Sachsen (Stand: Juni 2021)
Folgende Übertragungskanäle können Sie für das Einreichen der elektronischen Rechnung nutzen:
- Weberfassung,
- Upload,
- E-Mail und
- Peppol
Ihre Rechnungen werden automatisiert auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft. Anschließend werden sie dem öffentlichen Rechnungsempfänger anhand der Leitweg-ID (Behördenspezifische Adressierung) bereitgestellt. Die Leitweg-ID bekommen Sie von Ihrem Auftraggeber, sie muss in der elektronischen Rechnung angegeben werden.
Sie können den Status Ihrer elektronischen Rechnung jederzeit über Ihr Zugangskonto einsehen. Damit Sie Ihre Rechnungen elektronisch einreichen können, müssen diese bestimmte Anforderungen erfüllen:
- maschinenlesbar sein und
- in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen (PDF oder Bilddatei reicht nicht).
Seit dem 27.11.2020 sind Sie verpflichtet, Ihre Rechnungen elektronisch zu stellen, wenn Sie Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung auf Bundesebene erbringen.
Davon ausgenommen sind nur Rechnungen, die
- nach Erfüllung eines Direktauftrags bis zu einem Betrag von EUR 1.000 netto gestellt werden,
- geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten, Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes, sonstige Beschaffungen im Ausland oder
- in Verfahren der Organleihe gegen Wettbewerbsbeschränkungen auszustellen sind.
Bitte beachten Sie, dass Sie als Rechnungssteller elektronische Rechnungen 10 Jahre lang digital und revisionssicher archivieren müssen.
Die Pflicht, E-Rechnungen entgegenzunehmen und zu verarbeiten, trat für die Bundesländer am 18.04.2020 in Kraft (gegebenenfalls vorher entsprechend der jeweiligen E-Rechnungsverordnung auf Landesebene).
Es gibt keine Rechtsbehelfe.
Rechnungsbegründende Unterlagen
- Sie erbringen Dienstleistungen für
- Einrichtungen der Bundesverwaltung,
- Zuwendungsempfänger oder
- kooperierende Bundesländer
- Die elektronische Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format (XML) vorliegen, das eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht; PDF Dokument oder Bilddatei genügen nicht).
- Die Rechnung muss folgende Anforderungen erfüllen:
- CENNorm "Elektronische Rechnungsstellung"
- Anforderungen der E-Rechnungsverordnung des Bundes und
- Anforderungen der jeweiligen Nutzungsbedingungen der verwendeten Rechnungseingangsplattform
- Rechnungssender müssen sich für die Rechnungsstellung bei der jeweiligen E-Rechnungseingangsplattform registrieren.
• grundsätzlich kostenlos
• aber: Wenn Sie einen Dienstleister mit der Übermittlung von Rechnungen beauftragen, können unter Umständen Kosten für diesen Dienstleister anfallen.
Ihre E-Rechnungen können Sie:
- per E-Mail senden,
- direkt hochladen,
- per Weberfassung manuell erstellen oder
- mittels Peppol versenden.
Peppol eDelivery Network ist ein europäisches Transportnetzwerk für den Austausch von Dokumenten mit der öffentlichen Verwaltung (Pan-European Public Procurement OnLine). In jedem Fall müssen Sie sich vorher bei der jeweiligen E-Rechnungseingangsplattform registrieren.
- Für Rechnungen an Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung steht Ihnen die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) zur Verfügung.
- Für Rechnungen an Behörden der mittelbaren Bundesverwaltung und kooperierender Bundesländer steht die Onlinezugangsgesetzkonforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) bereit.
Bei der Registrierung müssen Sie folgende Daten hinterlegen:
- Vor- und Nachname
- Passwort
- E-Mail-Adresse
Wenn Sie Ihre Rechnungen über die E-Rechnungseingangsplattformen übermitteln möchten:
- Rufen Sie den Link der jeweiligen E-Rechnungseingangsplattform auf.
- Registrieren Sie sich und melden Sie sich an.
- Wählen Sie über die Benutzerverwaltung einen für Sie optimalen Übertragungskanal für Ihre E-Rechnungen aus.
- Geben Sie stets die Leitweg-ID an, die Sie von Ihrem Auftraggeber bekommen haben.
- Ihre Rechnung wird durch die jeweilige E-Rechnungseingangsplattform automatisch auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit überprüft.
- Anschließend wird Ihre geprüfte elektronische Rechnung dem Rechnungsempfänger anhand der ihm zugeordneten Leitweg-ID bereitgestellt.
- Ihre Rechnung gilt als dem Rechnungsempfänger zugestellt, wenn sie bei der jeweiligen E-Rechnungseingangsplattform eingegangen ist.
Folgende Formate sind für rechnungsbegründende Anlagen zulässig:
- PDF-Dokumente
- Bilder (PNG, JPG, JPEG)
- Textdateien (CSV)
- Excel-Tabellendokumente (XLSX)
- OpenDocument-Tabellendokumente (ODS)
- XML bei Verwendung der Extension
Wenn Sie Ihre Rechnung manuell über die E-Rechnungseingangsplattformen erstellen, dürfen Sie maximal 200 rechnungsbegründende Anlagen (insgesamt maximal 15 MB) anhängen.
Die Entgegennahme, formale Prüfung und Bereitstellung einer elektronischen Rechnung für die adressierte Behörde dauern in der Regel wenige Sekunden.
Die Bearbeitung und fachliche Prüfung sind abhängig vom Rechnungsempfänger.
Es gelten die mit Ihrem Auftraggeber vereinbarten Rechnungsfristen.
Ein Standard für die elektronische Rechnungsstellung ist der Stan-dard XRechnung. Der Standard wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) herausgegeben. Ferner koordiniert die KoSIT die Weiterentwicklung der XRechnung unter Einbezug von Experten aus Bund, Ländern und Kommunen. XRechnung ist eine Konkretisierung („Core Invoice Usage Specification“, kurz: CIUS“) der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und steht nicht in Konkurrenz zur europäischen Norm.
