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Na­vi­ga­ti­on

Elek­tro­ni­sche Rech­nung – Ent­ge­gen­nah­me durch öf­fent­li­che Auf­trag­ge­ber, Be­stim­mun­gen des Bun­des

Wenn Ihr Un­ter­neh­men Dienst­leis­tun­gen für öf­fent­li­che Auf­trag­ge­ber er­bringt, müs­sen Sie Ih­re Rech­nun­gen elek­tro­nisch über die E-Rech­nungs­ein­gangs­platt­for­men ein­rei­chen. Das be­trifft Rech­nun­gen an die fol­gen­den öf­fent­li­chen Auf­trag­ge­ber:

  • al­le Ein­rich­tun­gen der un­mit­tel­ba­ren Bun­des­ver­wal­tung
  • Ein­rich­tun­gen der mit­tel­ba­ren Bun­des­ver­wal­tung
  • Zu­wen­dungs­emp­fän­ger (Stel­len au­ßer­halb der Bun­des­ver­wal­tung, die Leis­tun­gen des Bun­des emp­fan­gen, zum Bei­spiel ei­ni­ge Mu­se­en) und
  • ko­ope­rie­ren­de Bun­des­län­der: Ber­lin, Bran­den­burg, Thü­rin­gen, Meck­len­burg-Vor­pom­mern und Sach­sen (Stand: Ju­ni 2021)

Fol­gen­de Über­tra­gungs­ka­nä­le kön­nen Sie für das Ein­rei­chen der elek­tro­ni­schen Rech­nung nut­zen:

  • We­ber­fas­sung,
  • Upload,
  • E-Mail und
  • Pep­pol

Ih­re Rech­nun­gen wer­den au­to­ma­ti­siert auf for­ma­le Rich­tig­keit und Voll­stän­dig­keit ge­prüft. An­schlie­ßend wer­den sie dem öf­fent­li­chen Rech­nungs­emp­fän­ger an­hand der Leit­weg-ID (Be­hör­den­spe­zi­fi­sche Adres­sie­rung) be­reit­ge­stellt. Die Leit­weg-ID be­kom­men Sie von Ih­rem Auf­trag­ge­ber, sie muss in der elek­tro­ni­schen Rech­nung an­ge­ge­ben wer­den.
Sie kön­nen den Sta­tus Ih­rer elek­tro­ni­schen Rech­nung je­der­zeit über Ihr Zu­gangs­kon­to ein­se­hen. Da­mit Sie Ih­re Rech­nun­gen elek­tro­nisch ein­rei­chen kön­nen, müs­sen die­se be­stimm­te An­for­de­run­gen er­fül­len: 

  • ma­schi­nen­les­bar sein und
  • in ei­nem struk­tu­rier­ten elek­tro­ni­schen For­mat vor­lie­gen (PDF oder Bild­da­tei reicht nicht).

Seit dem 27.11.2020 sind Sie ver­pflich­tet, Ih­re Rech­nun­gen elek­tro­nisch zu stel­len, wenn Sie Dienst­leis­tun­gen für die öf­fent­li­che Ver­wal­tung auf Bun­des­ebe­ne er­brin­gen. 
Da­von aus­ge­nom­men sind nur Rech­nun­gen, die

  • nach Er­fül­lung ei­nes Di­rekt­auf­trags bis zu ei­nem Be­trag von EUR 1.000 net­to ge­stellt wer­den,
  • ge­heim­hal­tungs­be­dürf­ti­ge Rech­nungs­da­ten, An­ge­le­gen­hei­ten des Aus­wär­ti­gen Diens­tes, sons­ti­ge Be­schaf­fun­gen im Aus­land oder
  • in Ver­fah­ren der Or­gan­lei­he ge­gen Wett­be­werbs­be­schrän­kun­gen aus­zu­stel­len sind.

Bit­te be­ach­ten Sie, dass Sie als Rech­nungs­stel­ler elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen 10 Jah­re lang di­gi­tal und re­vi­si­ons­si­cher ar­chi­vie­ren müs­sen.
Die Pflicht, E-Rech­nun­gen ent­ge­gen­zu­neh­men und zu ver­ar­bei­ten, trat für die Bun­des­län­der am 18.04.2020 in Kraft (ge­ge­be­nen­falls vor­her ent­spre­chend der je­wei­li­gen E-Rech­nungs­ver­ord­nung auf Lan­des­ebe­ne).
 

Es gibt kei­ne Rechts­be­hel­fe.

Rech­nungs­be­grün­den­de Un­ter­la­gen 

  • Sie er­brin­gen Dienst­leis­tun­gen für
    • Ein­rich­tun­gen der Bun­des­ver­wal­tung,
    • Zu­wen­dungs­emp­fän­ger oder
    • ko­ope­rie­ren­de Bun­des­län­der
  • Die elek­tro­ni­sche Rech­nung muss in ei­nem struk­tu­rier­ten elek­tro­ni­schen For­mat (XML) vor­lie­gen, das ei­ne au­to­ma­ti­sche und elek­tro­ni­sche Ver­ar­bei­tung er­mög­licht; PDF Do­ku­ment oder Bild­da­tei ge­nü­gen nicht).
  • Die Rech­nung muss fol­gen­de An­for­de­run­gen er­fül­len:
    • CEN­Norm "Elek­tro­ni­sche Rech­nungs­stel­lung"
    • An­for­de­run­gen der E-Rech­nungs­ver­ord­nung des Bun­des und
    • An­for­de­run­gen der je­wei­li­gen Nut­zungs­be­din­gun­gen der ver­wen­de­ten Rech­nungs­ein­gangs­platt­form
  • Rech­nungs­sen­der müs­sen sich für die Rech­nungs­stel­lung bei der je­wei­li­gen E-Rech­nungs­ein­gangs­platt­form re­gis­trie­ren.

•    grund­sätz­lich kos­ten­los
•    aber: Wenn Sie ei­nen Dienst­leis­ter mit der Über­mitt­lung von Rech­nun­gen be­auf­tra­gen, kön­nen un­ter Um­stän­den Kos­ten für die­sen Dienst­leis­ter an­fal­len.
 

Ih­re E-Rech­nun­gen kön­nen Sie:

  • per E-Mail sen­den, 
  • di­rekt hoch­la­den, 
  • per We­ber­fas­sung ma­nu­ell er­stel­len oder 
  • mit­tels Pep­pol ver­sen­den. 

Pep­pol eDe­li­ve­ry Net­work ist ein eu­ro­päi­sches Trans­port­netz­werk für den Aus­tausch von Do­ku­men­ten mit der öf­fent­li­chen Ver­wal­tung (Pan-Eu­rope­an Pu­blic Pro­cu­re­ment On­Line). In je­dem Fall müs­sen Sie sich vor­her bei der je­wei­li­gen E-Rech­nungs­ein­gangs­platt­form re­gis­trie­ren.

  • Für Rech­nun­gen an Be­hör­den der un­mit­tel­ba­ren Bun­des­ver­wal­tung steht Ih­nen die Zen­tra­le Rech­nungs­ein­gangs­platt­form (ZRE) zur Ver­fü­gung. 
  • Für Rech­nun­gen an Be­hör­den der mit­tel­ba­ren Bun­des­ver­wal­tung und ko­ope­rie­ren­der Bun­des­län­der steht die On­li­ne­zu­gangs­ge­setz­kon­for­me Rech­nungs­ein­gangs­platt­form (OZG-RE) be­reit.

Bei der Re­gis­trie­rung müs­sen Sie fol­gen­de Da­ten hin­ter­le­gen:

  • Vor- und Nach­na­me
  • Pass­wort
  • E-Mail-Adres­se

Wenn Sie Ih­re Rech­nun­gen über die E-Rech­nungs­ein­gangs­platt­for­men über­mit­teln möch­ten:

  • Ru­fen Sie den Link der je­wei­li­gen E-Rech­nungs­ein­gangs­platt­form auf.
  • Re­gis­trie­ren Sie sich und mel­den Sie sich an.
  • Wäh­len Sie über die Be­nut­zer­ver­wal­tung ei­nen für Sie op­ti­ma­len Über­tra­gungs­ka­nal für Ih­re E-Rech­nun­gen aus.
  • Ge­ben Sie stets die Leit­weg-ID an, die Sie von Ih­rem Auf­trag­ge­ber be­kom­men ha­ben.
  • Ih­re Rech­nung wird durch die je­wei­li­ge E-Rech­nungs­ein­gangs­platt­form au­to­ma­tisch auf for­ma­le Rich­tig­keit und Voll­stän­dig­keit über­prüft.
  • An­schlie­ßend wird Ih­re ge­prüf­te elek­tro­ni­sche Rech­nung dem Rech­nungs­emp­fän­ger an­hand der ihm zu­ge­ord­ne­ten Leit­weg-ID be­reit­ge­stellt.
  • Ih­re Rech­nung gilt als dem Rech­nungs­emp­fän­ger zu­ge­stellt, wenn sie bei der je­wei­li­gen E-Rech­nungs­ein­gangs­platt­form ein­ge­gan­gen ist.

Fol­gen­de For­ma­te sind für rech­nungs­be­grün­den­de An­la­gen zu­läs­sig: 

  • PDF-Do­ku­men­te
  • Bil­der (PNG, JPG, JPEG)
  • Text­da­tei­en (CSV)
  • Ex­cel-Ta­bel­len­do­ku­men­te (XLSX)
  • Open­Do­cu­ment-Ta­bel­len­do­ku­men­te (ODS)
  • XML bei Ver­wen­dung der Ex­ten­si­on

Wenn Sie Ih­re Rech­nung ma­nu­ell über die E-Rech­nungs­ein­gangs­platt­for­men er­stel­len, dür­fen Sie ma­xi­mal 200 rech­nungs­be­grün­den­de An­la­gen (ins­ge­samt ma­xi­mal 15 MB) an­hän­gen.
 

Die Ent­ge­gen­nah­me, for­ma­le Prü­fung und Be­reit­stel­lung ei­ner elek­tro­ni­schen Rech­nung für die adres­sier­te Be­hör­de dau­ern in der Re­gel we­ni­ge Se­kun­den.
Die Be­ar­bei­tung und fach­li­che Prü­fung sind ab­hän­gig vom Rech­nungs­emp­fän­ger.
 

Es gel­ten die mit Ih­rem Auf­trag­ge­ber ver­ein­bar­ten Rech­nungs­fris­ten.

Ein Stan­dard für die elek­tro­ni­sche Rech­nungs­stel­lung ist der Stan-dard XRech­nung. Der Stan­dard wur­de von der Ko­or­di­nie­rungs­stel­le für IT-Stan­dards (Ko­SIT) her­aus­ge­ge­ben. Fer­ner ko­or­di­niert die Ko­SIT die Wei­ter­ent­wick­lung der XRech­nung un­ter Ein­be­zug von Ex­per­ten aus Bund, Län­dern und Kom­mu­nen. XRech­nung ist ei­ne Kon­kre­ti­sie­rung („Core In­voice Usa­ge Spe­ci­fi­ca­ti­on“, kurz: CI­US“) der eu­ro­päi­schen Norm für die elek­tro­ni­sche Rech­nungs­stel­lung und steht nicht in Kon­kur­renz zur eu­ro­päi­schen Norm.