Großveranstaltung Hanse Sail: Vergabe eines Honorarvertrags – Bereich Logistik
Die Tourismuszentrale Rostock & Warnemünde (weiter: TZRW) sucht für den Zeitraum 01.01.2025 bis 31.12.2025 eine/n erfahrene/n Veranstaltungsmanager*in zur Unterstützung der Planung und Umsetzung der maritimen Großveranstaltung Hanse Sail. Hierzu wird ein Interessenbekundungsverfahren durchgeführt.
Das Verfahren findet in Anlehnung an § 12 UVgO statt.
Aufwendungsersatz für die Teilnahme am Interessenbekundungsverfahren wird nicht gewährt.
1. Auftraggeber:
Hanse- und Universitätsstadt Rostock
Kommunaler Eigenbetrieb
Tourismuszentrale Rostock & Warnemünde
Am Strom 59
18119 Rostock-Warnemünde
2. Art der Leistung:
Der/die Honorarvertragsnehmer*in unterstützt die TZRW in der Planung, Umsetzung und Kalkulation von Themenbereichen zur Hanse Sail.
3. Bezeichnung des zu vergebenen Auftrages:
Vergabe eines Honorarvertrags – Bereich Logistik
4. Vertragsumfang und -dauer:
Der Arbeitsumfang umfasst voraussichtlich 1.150 Stunden im Zeitraum vom 01.01.2025 - 31.12.2025. Zur Vorbereitung (Januar bis Mai) und operativen Umsetzung (Mitte Juli bis Ende August) der Hanse Sail ist mit dem größten Arbeitsvolumen zu rechnen. Zum Ende des Jahres reduziert sich der Arbeitsumfang auf wenige Stunden für die Monate September bis Dezember.
Eine Anpassung des Arbeitsumfangs gemäß dem Bedarf der TZRW ist nach Vereinbarung beider Vertragsparteien möglich.
5. Form des Verfahrens:
Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb
Wir behalten uns eine Nachforderung von Unterlagen gemäß § 41 Abs. 2 UVgO vor, ebenso behalten wir uns vor, auf die Verhandlungen im Rahmen der Auftragsvergabe zu verzichten.
6. Frist und Form für den Eingang der Interessenbekundung mit dem Angebot:
Bitte richten Sie Ihre schriftliche Bewerbung bis zum 25.11.2024, 10:00 Uhr (MESZ) per E-Mail an Bettina Fust, Leiterin des Büro Hanse Sail (bettina.fust@rostock.de).
7. Aufgaben:
Der/die Honorarvertragsnehmer*in unterstützt die TZRW in der Planung, Vergabe und Umsetzung von Dienstleistungen zur Hanse Sail.
Die Hauptaufgaben umfassen dabei:
• Erstellung von Ausschreibungsunterlagen
• Beraten, Mitwirken und Umsetzung bei der Erarbeitung von Logistikkonzepten
• Koordinierung des Aufbau- und Logistikteams
• Koordinierung der Umsetzung der Aufgaben von Dienstleistern
• Weiterer Ausbau der Beschilderung und Dekorationen, insbesondere die für einwandfreie Durchführung der Veranstaltung notwendige Aus- und Beschilderung
• Koordinierung und Überwachung der Dienstleister bis zur Rechnungslegung bzw. Abrechnung
• Erarbeitung eines tragfähigen Konzeptes für die Parksituation Leitung und Koordinierung des Parkteams sowie des Fuhrparks
• Operative Tätigkeiten je nach Arbeitsbedarf im gesamten Team Hanse Sail
8. Erwartete Qualifikation des / der Honorarvertragsnehmer*in:
Die TZRW erwartet von dem/der Honorarvertragsnehmer*in folgende Qualifikationen:
• Erfahrung in der Vorbereitung und Durchführung von maritimer Großveranstaltungen
• Kenntnis in der Planung und Umsetzung von Logistikprozessen
• Kenntnisse in der Vergabe von Dienstleistungen
• Einblick in die lokale Infrastruktur der Veranstaltungsflächen
• Sturmerprobter und Kompetenter Umgang mit Behörden und Dienstleistern
• Leitung- und Lenkungserfahrungen mit Mitarbeitern und Hilfskräften
• Flexible Einteilung der Arbeitszeiten
• kurzfristige Übernahme von Terminen und Aufgaben
• Englischkenntnisse
9. Bewerbung und zu erbringende Nachweise:
Bewerber*innen reichen ein Angebot unter Angabe von Preisen ein (Honorarsatz pro Stunde).
Des Weiteren erbitten wir:
• Mindestens zwei Aussagekräftige Referenzen
• Einen aussagekräftigen Lebenslauf
• Gerne kann die Bewerbung mit einem kurzen Motivationsschreiben begleitet werden
Sollten die Bewerber*innen mehrwertsteuerpflichtig sein, so ist dies in der Bewerbung mitzuteilen.
Die Mehrwertsteuer wird dann zusätzlich gezahlt. Sollte keine Mitteilung dazu erfolgen, so handelt es sich um den Bruttobetrag.
10. Auskünfte werden erteilt von:
Nachfragen zur Ausschreibung oder Ihrer Bewerbung richten Sie bitte an Bettina Fust, Leiterin des Büro Hanse Sail (bettina.fust@rostock.de).
