Beglaubigungen von Urkunden, Schriftstücken und Zeugnissen
Jede Behörde ist befugt, Abschriften von Urkunden, die sie selbst erstellt hat, zu beglaubigen.
Darüber hinaus sind die von der Landesregierung durch Rechtsverordnung bestimmten Behörden befugt, Abschriften, Ablichtungen, Vervielfältigungen, Negative, Ausdrucke elektronischer Dokumente oder elektronische Dokumente zu beglaubigen, wenn die Urschrift von einer (deutschen) Behörde ausgestellt ist oder die Abschrift zur Vorlage bei einer (deutschen) Behörde benötigt wird, sofern nicht durch Rechtsvorschrift die Erteilung beglaubigter Abschriften aus amtlichen Registern und Archiven anderen Behörden vorbehalten ist.
Grundsätzlich ist die amtliche Beglaubigung von Fremdurkunden, d.h. Urkunden, die nicht von einer deutschen Behörde ausgestellt wurden, nur eingeschränkt möglich. Da die Zulässigkeit der Amtlichen Beglaubigung im Wesentlichen vom (Rechts-) Charakter des Originals abhängt und ein Beglaubigungsverbot ausgeschlossen werden muss, bedarf es gemäß § 33 VwVfG M-V der Kenntnis dessen Inhalts.
Beglaubigt werden die Kopien der Urkunden.
Fremdsprachige Schriftstücke und Dokumente können nur durch eine von einem in Deutschland zugelassenen staatlich anerkannten Übersetzer/Dolmetscher angefertigte Kopie der Übersetzung amtlich beglaubigt werden. Die Übersetzung muss mit dem ausländischen Originaldokument (bzw. einer vom Übersetzer angefertigten Kopie des Originals) verbunden werden. Für die Vornahme der Beglaubigung muss die Übersetzung zusammen mit dem Original vorgelegt werden und die Zusammengehörigkeit zwischen der Übersetzung und der zugrunde liegenden Urkunde zweifelsfrei erkennbar sein. In der Regel verbinden die Übersetzer daher eine Kopie des Originalzeugnisses mit der Übersetzung durch eine „Kordel“, ein Siegel oder machen die Zusammengehörigkeit mit entsprechenden Stempeln eindeutig erkennbar. Das ausländische Original bildet nur zusammen mit der Übersetzung eine beglaubigungsfähige „neue“ Urkunde. Im Ergebnis darf das Original daher auch nur zusammen mit der Übersetzung beglaubigt werden. Beglaubigt wird die übersetzte Kopie, nicht das Original der ausländischen Urkunde.
Dabei ist aber zu beachten:
Beglaubigungen amtlich übersetzter ausländischer Urkunden können nach § 33 Abs.1 Satz 2 VwVfG M-V nur dann erfolgen, wenn die Abschrift zur Vorlage bei einer Behörde benötigt wird. Gemäß § 33 Abs. 3 Nr. 3 VwVfG M-V muss der Verwendungszweck der Abschrift oder Kopie im Beglaubigungsvermerk angegeben sein („zur Vorlage bei: …“). Die amtlichen Beglaubigungen entfalten demnach ausschließlich gegenüber der im Verwendungszweck genannten Behörde Beweiskraft.
Die o.g. Einschränkungen gelten nicht für ausländische Reisepässe, da eine Übersetzung weder möglich noch sinnvoll ist. Hier kann eine Beglaubigung vorgenommen werden, sofern nachgewiesen ist, für welchen Zweck die beglaubigte Kopie benötigt wird. Die genaue Bezeichnung des Verwendungszweckes gilt hier analog.
Beglaubigungen sind grundsätzlich gebührenpflichtig. Über die Höhe der Gebühr erteilt die zuständige Behörde Auskunft.
Eine amtliche Beglaubigung, die anderen Behörden vorbehalten ist:
- bei Führungszeugnissen: zuständig ist das Bundesamt für Justiz
- bei Auszügen aus dem Handelsregister: zuständig sind die Amtsgerichte
- bei Auszügen aus dem Liegenschaftskataster: zuständig ist das Katasteramt
- bei Gesellschaftsverträgen: zuständig sind Notare
- bei Erbschafts- und Familienangelegenheiten: zuständig sind Notare und Gerichte
- bei Grundstücksangelegenheiten: zuständig sind Notare
- bei Personenstandsurkunden: zuständig ist das Standesamt
Personenstandsurkunden (Geburts-, Heirats- oder Sterbeurkunden) dürfen grundsätzlich nicht beglaubigt werden, da diese fortlaufend geführt werden. Eine Ausnahme in diesem Fall gibt es nur, wenn die Personenstandsurkunden für die Verwendung im Ausland benötigt werden (Apostille/Legalisation). Es können neue Urkunden bei dem Standesamt angefordert werden, welche diese Urkunde erstmalig ausgestellt hat.
