Annahme von elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) ab dem 27. November 2020
Ab dem 27. November 2020 können Sie als Auftragnehmer der Hanse- und Universitätsstadt Rostock E-Rechnungen stellen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung (auch XRechnung genannt) ist ein Datensatz, der nach genauen Vorgaben erstellt wurde und in einem elektronischen Format übermittelt und empfangen wird. Weiterhin muss eine automatische Weiterverarbeitung des Datensatzes möglich sein. Eine gescannte und per E-Mail versendete Rechnung ist daher keine E-Rechnung. Auch eine Rechnung im PDF-Format genügt den vom Gesetzgeber formulierten Ansprüchen an eine E-Rechnung nicht.
Sie können für die Rechnungsstellung die Zentrale Rechnungseingangsplattform der Bundesdruckerei GmbH (OZG-RE) nutzen. Dafür können Sie sich unter folgendem Link registrieren:
Das OZG-RE (Onlinezugangsgesetzkonforme Rechnungseingangsplattform) ist eine Art Verwaltungspostfach, welches zur Übermittlung der E-Rechnung genutzt wird und diese zusätzlich visualisieren kann. Rechnungssteller registrieren sich über das Portal und können dort E-Rechnungen erfassen oder hochladen.
Die Rechnungen werden von der OZG-RE automatisiert auf formelle Richtigkeit geprüft. Anschließend werden die E-Rechnungen den jeweiligen Fachämtern über die Leitweg-ID bereitgestellt. Die Leitweg-ID wird dem Rechnungsteller durch den Rechnungsempfänger bekanntgegeben und muss in der Rechnung angegeben werden.
Folgende Übertragungskanäle der OZG-RE können Sie für die Rechnungsstellung wählen:
Einbringung mittels Weberfassung in der Fachanwendung: In einem webbasierten Online-Formular können die Inhalte der Rechnung direkt erfasst werden. Es erfolgt eine technische Prüfung, ob alle Pflichtfelder des Online-Formulars ordnungsgemäß ausgefüllt wurden.
Einbringung durch (insbesondere manuelles) Upload von Files: Im Upload-Bereich können elektronische Rechnungen hochgeladen und zur weiteren Bearbeitung eingebracht werden.
Weitere Einbringungsarten können optional mittels Freischaltung über die OZG-RE genutzt werden.
Die E-Rechnung gilt als beim Rechnungsempfänger zugestellt, wenn sie von der OZG-RE eingegangen ist.
Folgende Formate sind für rechnungsbegründende Anlagen zulässig und können als rechnungsbegleitende Anlagen in eine elektronische Rechnung eingebettet werden:
PDF-Dokumente
Bilder (PNG, JPG)
Textdateien (CSV)
Beachten Sie die Anforderungen an eine elektronische Rechnung nach dem Standard XRechnung in der jeweils aktuellen Fassung.
Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Nummer über welche E-Rechnungen automatisiert einem konkreten Empfänger zugeordnet werden können. Jedes Fachamt der Hanse- und Universitätsstadt Rostock hat eine eigene Sub-Leitweg-IT. Die Übersicht können Sie der unten aufgeführten Anlage entnehmen.
Ausgangspunkt für die elektronische Rechnungsstellung ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014. Auf Grundlage dieser wurden in den vergangenen Jahren weitere bundes- und landesgesetzliche Regelungen zur Verarbeitung und Erstellung elektronischer Rechnungen erlassen.
