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Elektronische Rechnung / E-Rechnungen

Annahme von elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) ab dem 27. November 2020

Ab dem 27. November 2020 können Sie als Auftragnehmer der Hanse- und Universitätsstadt Rostock E-Rechnungen stellen.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung (auch XRechnung genannt) ist ein Datensatz, der nach genauen Vorgaben erstellt wurde und in einem elektronischen Format übermittelt und empfangen wird. Weiterhin muss eine automatische Weiterverarbeitung des Datensatzes möglich sein. Eine gescannte und per E-Mail versendete Rechnung ist daher keine E-Rechnung. Auch eine Rechnung im PDF-Format genügt den vom Gesetzgeber formulierten Ansprüchen an eine E-Rechnung nicht.


Sie können für die Rechnungsstellung die Zentrale Rechnungseingangsplattform der Bundesdruckerei GmbH (OZG-RE) nutzen. Dafür können Sie sich unter folgendem Link registrieren:

zur Rechnungseingangsplattform

Das OZG-RE (Onlinezugangsgesetzkonforme Rechnungseingangsplattform) ist eine Art Verwaltungspostfach, welches zur Übermittlung der E-Rechnung  genutzt wird und diese zusätzlich visualisieren kann. Rechnungssteller registrieren sich über das Portal und können dort E-Rechnungen erfassen oder hochladen.

Die Rechnungen werden von der OZG-RE automatisiert auf formelle Richtigkeit geprüft.
Anschließend werden die E-Rechnungen den jeweiligen Fachämtern über die Leitweg-ID bereitgestellt. Die Leitweg-ID wird dem Rechnungsteller durch den Rechnungsempfänger bekanntgegeben und muss in der Rechnung angegeben werden.

Folgende Übertragungskanäle der OZG-RE können Sie für die Rechnungsstellung wählen:

  • Einbringung mittels Weberfassung in der Fachanwendung:
    In einem webbasierten Online-Formular können die Inhalte der Rechnung direkt erfasst werden. Es erfolgt eine technische Prüfung, ob alle Pflichtfelder des Online-Formulars ordnungsgemäß
    ausgefüllt wurden.
  • Einbringung durch (insbesondere manuelles) Upload von Files: Im Upload-Bereich können elektronische Rechnungen hochgeladen und zur weiteren Bearbeitung eingebracht werden.

Weitere Einbringungsarten können optional mittels Freischaltung über die OZG-RE genutzt werden.

Die E-Rechnung gilt als beim Rechnungsempfänger zugestellt, wenn sie von der OZG-RE eingegangen ist.

Folgende Formate sind für rechnungsbegründende Anlagen zulässig und können als rechnungsbegleitende Anlagen in eine elektronische Rechnung eingebettet werden:

  • PDF-Dokumente
  • Bilder (PNG, JPG)
  • Textdateien (CSV)

Beachten Sie die Anforderungen an eine elektronische Rechnung nach dem Standard XRechnung in der jeweils aktuellen Fassung.

Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Nummer über welche E-Rechnungen automatisiert einem konkreten Empfänger zugeordnet werden können. Jedes Fachamt der Hanse- und Universitätsstadt Rostock hat eine eigene Sub-Leitweg-IT. Die Übersicht können Sie der unten aufgeführten Anlage entnehmen.

Rechtliche Grundlagen / weiterführende Informationen

Ausgangspunkt für die elektronische Rechnungsstellung ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014. Auf Grundlage dieser wurden in den vergangenen Jahren weitere bundes- und landesgesetzliche Regelungen zur Verarbeitung und Erstellung elektronischer Rechnungen erlassen.

https://www.ego-mv.de/projekte-themen/themen/e-rechnung/
Weiterführende Information zum Standard XRechnung
Weiterführende Informationen zum IT-Planungsrat

Technischer Support

E-Mail:            support@bdr-eservices.de

Hotline:          030 2598 3600

 

Leitweg ID

 

13003000-K030-97

Büro der Oberbürgermeisterin

13003000-K060-07

Amt für Digitalisierung und IT

13003000-K100-81

Hauptamt

13003000-K150-28

Zentrale Steuerung

13003000-K200-72

Kämmereiamt

13003000-K220-12

Finanzverwaltungsamt

13003000-K300-63

Rechts- und Vergabeamt

13003000-K320-03

Stadtamt

13003000-K370-47

Amt für Brandschutz / Rettungsdienst und Katastrophenschutz

13003000-K400-54

Schulverwaltungsamt

13003000-K410-24

Sportamt

13003000-K420-91

Stadtbibliothek

13003000-K430-61

Volkshochschule

13003000-K440-31

Konservatorium

13003000-K450-98

Amt für Kultur, Denkmalpflege und Museen

13003000-K470-38

Stadtarchiv

13003000-K500-45

Amt für Jugend, Soziales und Asyl

13003000-K530-52

Gesundheitsamt

13003000-K600-36

Bauamt

13003000-K610-06

Amt für Stadtentwicklung, Stadtplanung und Mobilität

13003000-K620-73

Kataster-, Vermessungs- und Liegenschaftsamt

13003000-K660-50

Tiefbauamt

13003000-K670-20

Amt für Stadtgrün, Naturschutz und Friedhofswesen

13003000-K730-34

Amt für Umwelt- und Klimaschutz

13003000-K740-04

Veterinär- und Lebensmittelüberwachungsamt

13003000-K820-55

Stadtforstamt

13003000-K830-25

Hafen- und Seemannsamt