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Elektronische Rechnung / E-Rechnungen

Annahme von elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) ab dem 27. November 2020

Ab dem 27. November 2020 können Sie als Auftragnehmer der Hanse- und Universitätsstadt Rostock E-Rechnungen stellen.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung (auch XRechnung genannt) ist ein Datensatz, der nach genauen Vorgaben erstellt wurde und in einem elektronischen Format übermittelt und empfangen wird. Weiterhin muss eine automatische Weiterverarbeitung des Datensatzes möglich sein. Eine gescannte und per E-Mail versendete Rechnung ist daher keine E-Rechnung. Auch eine Rechnung im PDF-Format genügt den vom Gesetzgeber formulierten Ansprüchen an eine E-Rechnung nicht.


Sie können für die Rechnungsstellung die Zentrale Rechnungseingangsplattform der Bundesdruckerei GmbH (OZG-RE) nutzen. Dafür können Sie sich unter folgendem Link registrieren:

zur Rechnungseingangsplattform

Das OZG-RE (Onlinezugangsgesetzkonforme Rechnungseingangsplattform) ist eine Art Verwaltungspostfach, welches zur Übermittlung der E-Rechnung  genutzt wird und diese zusätzlich visualisieren kann. Rechnungssteller registrieren sich über das Portal und können dort E-Rechnungen erfassen oder hochladen.

Die Rechnungen werden von der OZG-RE automatisiert auf formelle Richtigkeit geprüft.
Anschließend werden die E-Rechnungen den jeweiligen Fachämtern über die Leitweg-ID bereitgestellt. Die Leitweg-ID wird dem Rechnungsteller durch den Rechnungsempfänger bekanntgegeben und muss in der Rechnung angegeben werden.

Folgende Übertragungskanäle der OZG-RE können Sie für die Rechnungsstellung wählen:

  • Einbringung mittels Weberfassung in der Fachanwendung:
    In einem webbasierten Online-Formular können die Inhalte der Rechnung direkt erfasst werden. Es erfolgt eine technische Prüfung, ob alle Pflichtfelder des Online-Formulars ordnungsgemäß
    ausgefüllt wurden.
  • Einbringung durch (insbesondere manuelles) Upload von Files: Im Upload-Bereich können elektronische Rechnungen hochgeladen und zur weiteren Bearbeitung eingebracht werden.

Weitere Einbringungsarten können optional mittels Freischaltung über die OZG-RE genutzt werden.

Die E-Rechnung gilt als beim Rechnungsempfänger zugestellt, wenn sie von der OZG-RE eingegangen ist.

Folgende Formate sind für rechnungsbegründende Anlagen zulässig und können als rechnungsbegleitende Anlagen in eine elektronische Rechnung eingebettet werden:

  • PDF-Dokumente
  • Bilder (PNG, JPG)
  • Textdateien (CSV)

Beachten Sie die Anforderungen an eine elektronische Rechnung nach dem Standard XRechnung in der jeweils aktuellen Fassung.

Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Nummer über welche E-Rechnungen automatisiert einem konkreten Empfänger zugeordnet werden können. Jedes Fachamt der Hanse- und Universitätsstadt Rostock hat eine eigene Sub-Leitweg-IT. Die Übersicht können Sie der unten aufgeführten Anlage entnehmen.

Rechtliche Grundlagen / weiterführende Informationen

Ausgangspunkt für die elektronische Rechnungsstellung ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014. Auf Grundlage dieser wurden in den vergangenen Jahren weitere bundes- und landesgesetzliche Regelungen zur Verarbeitung und Erstellung elektronischer Rechnungen erlassen.

https://www.ego-mv.de/projekte-themen/themen/e-rechnung/
Weiterführende Information zum Standard XRechnung
Weiterführende Informationen zum IT-Planungsrat

Technischer Support

E-Mail:            support@bdr-eservices.de

Hotline:          030 2598 3600

Leitweg ID

 

130 03 000 – K 030 97

Büro des Oberbürgermeisters

130 03 000 – K 060 07

Amt für Digitalisierung und IT

130 03 000 – K 100 81

Hauptamt

130 03 000 – K 150 28

Zentrale Steuerung

130 03 000 – K 200 72

Kämmereiamt

130 03 000 – K 220 12

Finanzverwaltungsamt

130 03 000 – K 300 63

Rechtsamt

130 03 000 – K 320 03

Stadtamt

130 03 000 – K 370 47

Brandschutz- und Rettungsamt

130 03 000 – K 400 54

Amt für Schule

130 03 000 – K 410 24

Amt für Sport, Vereine und Ehrenamt

130 03 000 – K 420 91

Stadtbibliothek

130 03 000 – K 430 61

Volkshochschule

130 03 000 – K 440 31

Konservatorium

130 03 000 – K 450 98

Amt für Kultur, Denkmalpflege und Museen

130 03 000 – K 470 38

Stadtarchiv

130 03 000 – K 500 45

Amt für Jugend, Soziales und Asyl

130 03 000 – K 530 52

Gesundheitsamt

130 03 000 – K 600 36

Bauamt

130 03 000 – K 610 06

Amt für Stadtentwicklung, Stadtplanung und Wirtschaf

130 03 000 – K 620 73

Kataster-, Vermessungs- und Liegenschaftsamt

130 03 000 – K 660 50

Tiefbauamt

130 03 000 – K 670 20

Amt für Stadtgrün, Naturschutz und Landschaftspflege

130 03 000 – K 680 87

Amt für Mobilität

130 03 000 – K 730 34

Amt für Umwelt- und Klimaschutz

130 03 000 – K 740 04

Veterinär- und Lebensmittelüberwachungsamt

130 03 000 – K 820 55

Stadtforstamt

130 03 000 – K 830 25

Hafen- und Seemannsamt